In de moderne wereld van online winkelen is het retourneren van producten een veelvoorkomende praktijk geworden. Of het nu gaat om een verkeerde maat, een defect artikel of gewoon een verandering van gedachten, het is belangrijk om een gestroomlijnd retourproces te hebben. Een retourlabel is een essentieel onderdeel van dit proces, omdat het de klant in staat stelt om het product veilig terug te sturen naar de verkoper of de retailer. In dit blogartikel zullen we een stapsgewijze handleiding geven over hoe je een retourlabel maakt, zodat je dit proces probleemloos kunt doorlopen.

Stap 1: Verzamel de benodigde informatie

Voordat je begint met het maken van een retourlabel, is het belangrijk om de benodigde informatie te verzamelen. Deze informatie kan variëren afhankelijk van de verzendmaatschappij of de specifieke retourprocedure van de verkoper, maar over het algemeen moet je de volgende gegevens paraat hebben:

  1. Bestelgegevens: Noteer het bestelnummer, de datum van aankoop en eventuele andere relevante informatie met betrekking tot de bestelling. Deze informatie is meestal te vinden op de orderbevestiging of factuur. Bedrijven krijgen veel retouren en pakketten. Zonder de juiste gegevens kan een pakket verloren gaan binnen een bedrijf.
  2. Productgegevens: Maak aantekeningen van het artikelnummer, de naam van het product en eventuele bijzonderheden die relevant kunnen zijn voor het retourproces, zoals de staat van het product (gebruikt, ongebruikt, beschadigd, etc.).
  3. Reden van retour: Bepaal de reden van retour. Dit kan variëren van “verkeerde maat” tot “defect artikel” of “niet zoals beschreven”. Het is belangrijk om de juiste reden te selecteren, omdat dit kan helpen bij het stroomlijnen van het retourproces. Vaak stuurt een bedrijf een retourformulier mee. Is dit niet zo, noteer dan zo duidelijk mogelijk wat de reden van het retour is.

Stap 2: Kies een retourmethode

Nadat je de benodigde informatie hebt verzameld, moet je beslissen welke retourmethode het meest geschikt is voor jouw specifieke situatie. Er zijn verschillende manieren om een retourlabel te maken, afhankelijk van de verkoper en de gekozen verzendmaatschappij. De twee meest voorkomende methoden zijn:

  1. Online retourportaal: Veel verkopers en retailers bieden online retourportalen aan waar je eenvoudig een retourlabel kunt genereren. Ga naar de website van de verkoper en zoek naar de “Retour” of “Klantenservice” sectie. Volg de instructies op de website om het retourlabel te genereren en af te drukken.
  2. Contact opnemen met de klantenservice: Als de verkoper geen online retourportaal heeft, kun je contact opnemen met de klantenservice om een retourlabel aan te vragen. Dit kan via telefoon, e-mail of live chat. Zorg ervoor dat je de benodigde informatie bij de hand hebt wanneer je contact opneemt met de klantenservice, zodat zij je snel kunnen helpen.
  3. Bestel online je retourlabel: Als het bedrijf geen retourportaal heeft of geen optie heeft om een retourlabel te versturen dan zul je zelf een retourlabel moeten kopen. Je kan via PostNL, DHL of DPD een retourlabel kopen, of je kan het via een portaal zoals PakketHero kopen. Via Pakkethero ontvang je binnen 4 stappen je retourlabel.

Goedkoop pakket versturen

Stap 3: Maak het retourlabel

Zodra je de retourmethode hebt gekozen en de benodigde informatie hebt verzameld, is het tijd om het retourlabel daadwerkelijk te maken. Volg deze stappen om een retourlabel te genereren:

  1. Online retourportaal: Als je gebruikmaakt van een online retourportaal, volg dan de instructies op de website van de verkoper. Meestal moet je inloggen op je account en naar de “Retour” of “Retourneren” sectie gaan. Vul de vereiste informatie in, zoals het bestelnummer, de reden van retour en het productgegevens. Controleer zorgvuldig of alle gegevens correct zijn ingevoerd voordat je het retourlabel genereert. Het retourlabel wordt meestal als een PDF-bestand verstrekt dat je kunt downloaden en afdrukken.
  2. Klantenservice: Als je contact hebt opgenomen met de klantenservice, zullen zij je waarschijnlijk vragen om de benodigde informatie te verstrekken. Zorg ervoor dat je alle relevante gegevens bij de hand hebt, zodat de klantenservicemedewerker je snel kan helpen. Na het verstrekken van de informatie zal de klantenservice het retourlabel voor je maken en het naar je opsturen via e-mail of post. Zorg ervoor dat je het retourlabel ontvangt en afdrukt voordat je het pakket terugstuurt.

Stap 4: Bevestig het retourlabel op het pakket

Nu je het retourlabel hebt gegenereerd en afgedrukt, is het tijd om het label op het pakket te bevestigen. Volg deze richtlijnen om het retourlabel correct aan te brengen:

  1. Verwijder eventuele oude verzendlabels: Zorg ervoor dat je alle oude verzendlabels of barcodes volledig verwijdert van het pakket. Dit voorkomt verwarring en zorgt ervoor dat het pakket naar de juiste bestemming wordt gestuurd.
  2. Plaats het retourlabel op een vlak oppervlak: Zoek een geschikte plaats op het pakket waar je het retourlabel kunt bevestigen. Kies bij voorkeur een vlak oppervlak, zoals de bovenkant of de zijkant van het pakket. Zorg ervoor dat er geen plooien, rimpels of beschadigingen zijn op het gebied waar je het label wilt plaatsen.
  3. Bevestig het retourlabel stevig: Gebruik doorzichtige tape om het retourlabel stevig op het pakket te bevestigen. Zorg ervoor dat het label goed is vastgeplakt en niet los kan raken tijdens het transport. Je kan je retourlabel printen via een laserprinter. Als je een thermische printer hebt kun je met een verzendlabel je retourlabel printen.

Stap 5: Verstuur het pakket

Nu het retourlabel correct is bevestigd op het pakket, ben je klaar om het pakket terug te sturen naar de verkoper of retailer. Hier zijn een paar belangrijke punten om in gedachten te houden:

  1. Verpak het product veilig: Zorg ervoor dat het product stevig is verpakt om schade tijdens het transport te voorkomen. Gebruik indien nodig beschermend verpakkingsmateriaal, zoals bubbelplastic of opvulmateriaal.
  2. Noteer het trackingnummer: Maak een notitie van het trackingnummer dat op het retourlabel staat vermeld. Dit nummer zal je helpen het pakket te volgen tijdens het retourproces. Bewaar het trackingnummer op een veilige plaats, zodat je het kunt raadplegen als dat nodig is.
  3. Kies een verzendmethode: Afhankelijk van de instructies van de verkoper of retailer, kies je de meest geschikte verzendmethode om het pakket terug te sturen. Dit kan bijvoorbeeld een koeriersdienst, postdienst of een specifieke retourdienst zijn. Zorg ervoor dat je de juiste verzendoptie selecteert en eventuele vereiste formulieren invult.
  4. Verzend het pakket op tijd: Zorg ervoor dat je het pakket op tijd terugstuurt, binnen de aangegeven retourtermijn. Houd rekening met eventuele vertragingen bij de verzending en plan dienovereenkomstig. Het is altijd verstandig om het pakket te verzenden met een traceerbare verzendmethode, zodat je de voortgang ervan kunt volgen.

Stap 6: Bewaar het ontvangstbewijs

Nadat je het pakket hebt teruggestuurd, is het belangrijk om het ontvangstbewijs of de verzendbevestiging zorgvuldig te bewaren. Dit document dient als bewijs dat je het pakket hebt teruggestuurd en kan nuttig zijn als er enige verwarring of geschil ontstaat over de retourzending. Bewaar het ontvangstbewijs totdat je bevestiging hebt ontvangen dat de retourzending succesvol is afgehandeld.

Conclusie hoe maak je een retourlabel

Het maken van een retourlabel is een essentieel onderdeel van het retourproces bij online winkelen. Door de benodigde informatie te verzamelen, de juiste retourmethode te kiezen en het retourlabel correct op het pakket te bevestigen, kun je het retourproces soepel doorlopen. Vergeet niet om het pakket op tijd te verzenden en het ontvangstbewijs zorgvuldig te bewaren. Met deze stapsgewijze handleiding ben je goed voorbereid om een retourlabel te maken en je online aankopen veilig terug te sturen.